Polityka prywatności / Informacja o przetwarzaniu danych – wspólna infolinia

1. Kto przetwarza dane?

W obsłudze wspólnej infolinii i systemu zapisów spółki z Grupy Akademia360 działają jako współadministratorzy. Do grupy należą: AKA MC sp. z o.o., AKA sp. z o.o., AKADEMIA MC sp. z o.o., AKADEMIA S3 sp. z o.o., AKADEMIA S4 sp. z o.o., AKADEMIA S5 sp. z o.o., AKADEMIA S6 sp. z o.o., AKADEMIA S8 sp. z o.o., AKADEMIA360 sp. z o.o.
Każda z powyższych spółek jest odrębnym administratorem wobec umów, które sama zawiera z Klientami.
Adres siedziby Grupy: ul. Kamienna 21/52, 53-307 Wrocław.

2. Kogo dotyczą dane?

Dane dotyczą przede wszystkim Usługobiorców (rodziców/opiekunów prawnych uczestników) oraz uczestników pełnoletnich działających we własnym imieniu, jak również osób zainteresowanych, które podały nam swoje dane kontaktowe (np. zapytanie o kurs).

3. Kontakt do współadministratorów

Wnioski i pytania związane z danymi osobowymi prosimy kierować na adres: info@akd360.com lub telefonicznie: 608 360 360.

4. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie?

Dane są przetwarzane w celu:
- rejestracji i obsługi zapisów na zajęcia/kursy,
- kontaktu z opiekunami/usługobiorcami,
- prowadzenia harmonogramów zajęć,
- obsługi płatności i rozliczeń,
- rozpatrywania reklamacji i wypowiedzeń,
- realizacji obowiązków prawnych.
Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane kontaktowe potencjalnych klientów przechowujemy też na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przez ograniczony okres, aby móc odpowiedzieć na zapytanie lub przesłać informację o kolejnych edycjach kursów.

5. Jakie dane przetwarzamy? (przykładowe kategorie)

- dane opiekuna/usługobiorcy: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e mail;
- dane uczestnika (dziecka) lub pełnoletniego uczestnika: imię i nazwisko, szkoła, klasa, miasto zamieszkania;
- szczegóły kursu: miejsce, dzień i godzina zajęć;
- informacje o płatnościach: wyłącznie kwota, data i status transakcji – nie przechowujemy numerów rachunków bankowych ani numerów kart płatniczych (te dane pozostają w banku lub u operatora płatności);
- zgody (np. zgoda telefoniczna na udział w zajęciach pokazowych) oraz informacje o wypowiedzeniach umów (z datą).

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (np. dostawcy systemów IT, usług chmurowych), zgodnie z zawartymi umowami powierzenia. Nie udostępniamy danych operatorom płatności – w przypadku przelewu klient sam przekazuje dane bankowi. Na żądanie udostępnimy listę tych podmiotów.

7. Okres przechowywania danych

- Dane związane z wykonaniem umowy przechowujemy przez okres niezbędny do jej realizacji, a następnie przez czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Dane kontaktowe osób zainteresowanych, które nie zawarły umowy, przechowujemy co do zasady do 2 lat od ostatniego kontaktu, aby móc przesłać informację o nowych edycjach kursów; mogą Państwo w każdej chwili zażądać ich usunięcia.

8. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia (jeżeli przepisy nie nakazują ich dalszego przechowywania), ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wniesienia sprzeciwu. Wnioski prosimy kierować na info@akd360.com. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa UODO.

9. Istota porozumienia między współadministratorami

Spółki z Grupy Akademia360 wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych w ramach obsługi wspólnej infolinii i systemu zapisów. Koordynację obsługi wniosków (DSAR) prowadzi ta spółka, z którą Klient zawarł umowę; jednak każdy może zgłosić swoje żądanie wobec dowolnej ze spółek współadministratorów. Krótka „istota porozumienia” jest dostępna w oddzielnym dokumencie; pełna treść porozumienia jest przechowywana wewnętrznie i może zostać udostępniona na żądanie.